win7系统下Excel和Word如何实现下拉列表选择录入【图文】

发布时间:2015-03-17 17:12发布者:系统城-小薇浏览数:1105

    很多win7系统用户经常会使用到办公软件Word或Excel进行录入工作,而对于一些项目相对固定的输入,比如性别的输入,职称的输入等,如果用下拉列表选择项目的方式录入,要比手工输入方便得多。如何实现呢?

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一、Excel中实现下拉列表选择录入

    实例描述:在人员信息录入表中,比如性别要填“男”或“女”,政治面目要填“群众”或“党员”,职称要填“中学高级、中学一级、中学二级、员级”中的一项,这些都是非此即彼的录入,所以制作一个下拉选项直接选择就可省去手工重复录入。
    1、首先,在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容;

    2、然后,选定要使用下拉列表选择输入的区域,再点“数据→有效性”命令;

    3、在“数据有效性”窗体中的选“设置”选项卡,在“允许”栏中选择“序列”;

    4、在“来源”栏中点击右侧的数据区域选择按钮,用鼠标选定上面提前输入好的要在下拉列表中所显示的内容单元格;

    5、最后单击“确定”返回(图1)。

Excel中实现下拉列表选择录入

    此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格,都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头,单击箭头,会显示出所有的设置序列,我们只要从中单击所需的项目即可完成录入(图2)。

单击所需的项目


二、Word中实现下拉列表选择录入

    在Word中我们有时也需要在表格中添加一些非彼即此的数据,但在Word中却没有数据的有效性设置,我们可以换一下思路来实现。

    实例描述:在Word文档的表格中填写相应的年级和对应任教学科,年级包括高一年级、高二年级、高三年级,学科包括语文、数学、外语等。
    在Word中下拉型窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格,在“任教学科、所属年级”中就可以使用下拉型窗体域,用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定,不必进行输入,省去了重复输入的麻烦。
    1、首先,插入下拉型窗体域。将鼠标移到指定位置,比如“所属年级”下面的单元格;

    2、点“视图→工具栏→窗体”,弹出“窗体”工具栏;

    3、点“下拉型窗体域”按钮(图3)。

下拉型窗体域
    窗体域插入后,单元格中会显示出一个小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示,用于提醒用户该域的具体位置,并不会被打印出来。双击插入的窗体域,在弹出“下拉型窗体域选项”中“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。选中“启用下拉列表”项,点“确定”按钮即可(图4)。

选中“启用下拉列表”

    这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了,下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推,完成其他项的域插入工作。

    然后,保护窗体。下拉型窗体域插入完成之后,单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮,这样除了含有窗体域的单元格外,表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格,在单元格的右侧会出现一个下拉小箭头按钮,点击该按钮会弹出下拉列表,在其中选择即可。全部选择好后,再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。

    这样,就能很快的完成数据的填入了。只是有些不太完美的地方,就是解除锁定后,在视图上窗体文字周围有边框,但是打印出来是没有的。更多精彩的内容请继续关注系统城官网www.xitongcheng.com

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